Dato: 17. november 2020, Odder Kunsts dataansvar
Den 25. maj 2018 trådte EU’s nye databeskyttelsesforordning i kraft. Forordningen indeholder retningslinjer for, hvordan organisationer og virksomheder må behandle personlige data. Odder Kunst behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine persondata og sikrer en korrekt og gennemsigtig behandling. Grundlæggende behandler vi kun persondata til bestemte formål (se pkt. 4) og ud fra berettigede (legitime) interesser (se pkt. 5). Vi behandler kun persondata, der er relevante og nødvendige for opfyldelsen af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige (se pkt. 8).
1 Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Odder Kunst er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktperson: Jørgen Søes Hejlsvig
Adresse: Skovsangervej 1, 8300 Odder
CVR: 38106325 (Odder Kunst)
Telefonnr.: 22485954
Mail: joergen@hejlsvig.dk
Hjemmeside: www.odderkunst.dk
2 Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende persondata:
1) Medlemsdata:
- Almindelige persondata: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, emailadresse
2) Data om bestyrelse og medarbejdere:
- Almindelige persondata: Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mail- adresse
- Andre data om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Persondata, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (CPR-nummer), behandles kun i forbindelse med ansættelsesforhold
3. Herfra får vi data
Vi får data fra dig.
4. Foreningens formål med behandling af dine persondata
Vi behandler dine persondata til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine data
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling med samtykke
1) Formål med behandling af medlemsdata:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens aktiviteter, f.eks. udsendelse af nyhedsbreve
- Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af data om bestyrelse:
- Håndtering af bestyrelse og medarbejderes hverv og pligter i foreningen
- Udbetaling af refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
1) Formål med behandling af medlemsdata: • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning • Som led i foreningens aktiviteter, f.eks. udsendelse af nyhedsbreve • Administration af din relation til os 2) Formål med behandling af data om bestyrelse: • Håndtering af bestyrelse og medarbejderes hverv og pligter i foreningen • Udbetaling af refusioner og lignende • Administration af din relation til os
5. Vi behandler kun persondata ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsdata på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
- Afholdelse af sociale arrangementer, kulturelle aktiviteter, mv.
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
6. Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine persondata basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
7. Videregivelse af dine persondata
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
8. Opbevaring og sletning af dine persondata
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine persondata 3 som medlem af foreningen eller som bestyrelsesmedlem.
Medlemmer: Slettes efter udmeldelse eller manglende betaling af kontingent for det kommende år.
Bestyrelsesmedlemmer:
Vi vil opbevare dine persondata i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige persondata i op til 2 år efter din udmeldelse af foreningen
9. Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler persondata om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne persondata
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få re et eller sle et dine persondata, undersøger vi, om be ngelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hur gt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
10. Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Udarbejdet og vedtaget af bestyrelsen for Odder Kunst på bestyrelsesmøde den 5.8.2019